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| La organización de un evento es la oportunidad de transmitir en vivo mucha información, pero en un tiempo limitado, por lo que se requiere un importante esfuerzo de planificación profesional por parte de expertos en comunicación |
Al contrario de lo que muchos creen, los eventos organizados por las empresas no son solamente acciones complementarias asociadas a un momento o fin concreto (presentación de un producto, reunión con empleados, cena para recaudar fondos, casual day, etc.). El evento es una herramienta más de comunicación que debe formar parte de la estrategia de imagen corporativa.
Cada acontecimiento celebrado puede tener una gran fuerza comunicativa, ya que permite el contacto directo con los públicos de interés y proyectar el mensaje de la compañía a través de la interacción y la participación. Para toda entidad, la organización de un evento es la oportunidad de transmitir en vivo mucha información, pero en un tiempo limitado, por lo que se requiere un importante esfuerzo de planificación profesional por parte de expertos en comunicación, que cuiden todos los detalles.
El acto celebrado debe aportar valor a los asistentes, y que estos salgan del mismo con una impresión positiva del conjunto de la empresa. Por eso nada debe fallar: la puntualidad, la atención personal, la creatividad y el interés de los contenidos son pilares básicos de una exitosa organización de eventos, donde la máxima debe ser, en todo momento, prever lo imprevisible, ya que cualquier error influirá negativamente en la idea que cada persona se llevará en su mente. La metodología y el rigor son irrenunciables.
Sin embargo, también deben aprovecharse el factor sorpresa y la empatía. El potencial de un evento, en el ámbito de la comunicación, radica en la posibilidad de establecer un vínculo emocional con la audiencia. La acción directa con los participantes facilita la cercanía y un impacto de mayor calidad, al integrar a cada individuo dentro de una misma experiencia. La originalidad, tanto en el tipo de evento como en su puesta en escena, también es una obligación, porque al conseguir sorprender al público objetivo se aumenta el poder de la comunicación.
